शालेय अभिलेख व जतन कालावधी

शाळेने अंगीकारलेल्या कार्याचे स्वरूप, टप्पे, कार्याची विविध अंगे इत्यादी विवध बाबींच्या नोंदी करण्यासाठी शालेय दप्तराची आवश्यकता असते. त्या अनुषंगाने कार्यालयात विविधप्रकारच्या नोंदवह्या व दप्तरे ठेवावी लागतात. प्रत्येक कार्यालयाला शासकीय नियमानुसार व आदेशानुसार निरनिराळ्या नोंदवह्या ठेवणे क्रमप्राप्त आहे. सदरच्या नोंदवह्यांची कार्यालय प्रमुखांनी वर्षातून एकदा तरी तपासणी करून स्वाक्षरी करावी.

 शालेय अभिलेखांचे पुढील प्रकार पडतात – 

१) विद्यार्थ्यांसंबंधी अभिलेखे

• जनरल रजिस्टर
  पालकांचे प्रतिज्ञापत्र रजिस्टर
  विद्यार्थी हजेरी
  शाळा सोडल्याचे दाखले फाईल
  उपस्थिती भत्ता वाटप रजिस्टर
  सातत्यपूर्ण सर्वंकष मुल्यमापन नोंदवही
  विद्यार्थी प्रगतिपत्रक
  संचयी नोंदपत्रक
  अल्पसंख्याक शिष्यवृत्ती फाईल
  आदिवासी स्वर्णजयंती शिष्यवृत्ती
  मोफत गणवेश / लेखन साहीत्य वाटप रजिस्टर
  पाठ्यपुस्तके / स्वाध्यायपुस्तिका वाटप रजिस्टर
  सावित्रीबाई फुले दत्तक पालक योजना रजिस्टर
  शालेय पोषण आहार दैनिक नोंदवह्या व शोधपत्रिका
  अपंग विद्यार्थी शिष्यवृत्ती वाटप रजिस्टर
  विद्यार्थी उपस्थिती, दैनिक गोषवारा रजिस्टर
  अल्पसंख्याक विद्यार्थी पटसंख्या रजिस्टर
  शालेय मंत्रीमंडळ सभा नोंदवही
  जन्म प्रमाणपत्र फाईल
  टी.सी. जावक रजिस्टर,
  निकाल रजिस्टर,
  बढती रजिस्टर,
  गळती रजिस्टर,
  मूल्यमापन नोंदवही,
  बि.पी.एल. विद्यार्थी रजिस्टर,
  अपंग विद्यार्थी रजिस्टर

२) शिक्षकांसंबंधी अभिलेखे

    शिक्षक हजेरी रजिस्टर,

    पगारपेड रजिस्टर,

    शिक्षक सुचना रजिस्टर,

    शिक्षक हलचल रजिस्टर,

    शिक्षक रजेचे रजिस्टर,

    शिक्षक रजा अर्ज फाईल,

    वार्षिक व मासिक नियोजन रजिस्टर,

    मासिक अभ्यासक्रम प्रगतिपत्रक रजि.,

    पाठ टाचण वही,

    पगारपत्रक फाईल,

    मुख्याध्यापकांचे लॉगबुक

३) आर्थिक अभिलेखे

    स.शि.अ. रोकड रजिस्टर,

    स.शि.अ. खर्चाची पावती फाईल,

    स.शि.अ. लेजर रजिस्टर,

    सादील रोकड रजिस्टर,

    सादील खर्चाची पावती फाईल,

    सादील लेजर रजिस्टर,

    बांधकाम खर्चाची पावती फाईल,

    बांधकाम रोकड रजिस्टर,

    बांधकाम लेजर रजिस्टर,

    शाळा सुधार फंड रोकड रजिस्टर,

    शाळा सुधार फंड खर्चाची पावती फाईल,

    धनादेश नोंद रजिस्टर

४) शासकीय योजना अभिलेखे

    मोफत पाठ्यपुस्तक वाटप रजिस्टर,

    मोफत गणवेश वाटप रजिस्टर,

    शालेय पोषण आहार रजिस्टर,

    उपस्थिती भत्ता वाटप रजिस्टर,

    उपस्थिती भत्ता देयके फाईल,

    अपंग शिष्यवृत्ती रजिस्टर,

    आदिवासी सुवर्ण महोत्सवी शिष्यवृत्ती रजिस्टर,

    दत्तक पालक योजना रजिस्टर

५) जडवस्तुसंग्रह अभिलेखे

     (डेडस्टॉक रजिस्टर)

     जंगम मालपुस्तिका,

     सामान्य मालपुस्तिका रजिस्टर

६) कार्यालयीन इतर अभिलेखे

    पालक संपर्क रजिस्टर,

    आरोग्य तपासणी रजिस्टर,

    आरोग्य तपासणी कार्ड फाईल,

    परीक्षा पेपर फाईल

*अभिलेख जतन कालावधी*

    *अभिलेख श्रेणी अभिलेखाचे नाव जतन करावयाचा कालावधी*

(01) अ सर्वसाधारण प्रवेश नोंदवही / जनरल रजिस्टर                      - कायम

(02) अ फर्निचर, ग्रंथालय, प्रयोगशाळा साधनसामग्री इ.संग्रह नोंदवही - कायम

(03) अ परिपत्रके, आदेशफाईल                                                  - कायम 

(04) अ भविष्य निर्वाह निधी लेखानोंदवही                                   - कायम

(05) अ मुख्याध्यापकाचे लॉगबुक                                                - कायम

(06) ब रोकड वही / खतावणी (सादील / वेतनेतर अनुदान)             - 30 वर्षे

(07) ब कर्मचा-यांचे पगारपत्रक पावत्या, वेतनस्थिती                     - 30 वर्षे

(08) ब विवरण पत्र – लेखा परीक्षित विवरणपत्रासह निरीक्षण अहवाल- 30 वर्षे

(09) ब नेमणूक केलेल्या शिक्षकांकडून मिळालेली कार्यमुक्ती प्रमाणपत्र  - 30 वर्षे

(10) ब रोकड वही / खतावणी (स.शि.अ.)                                     - 30 वर्षे

(11) ब विद्यार्थी संचयी नोंदपत्रक                                                - 30 वर्षे

(12) ब सेवा पुस्तिका कर्मचारी शाळेत काम करीत असेपर्यंत व नंतर   - 2 वर्षे

(13) क-1 इतर शाळेकडून मिळालेली शाळा सोडल्याची प्रमाणपत्रे    - 10 वर्षे

(14) क-1 शाळा सोडल्याचे दाखले                                            - 10 वर्षे

(15) क-1 फी, पावतीपुस्तके / फी वसुली नोंदवही                         - 10 वर्षे

(16) क-1 आकस्मिक खर्च नोंदवही, बिले प्रमाणके                        - 10 वर्षे

(17) क-1 विद्यार्थी व कर्मचारी हजेरी पत्रके                                - 10 वर्षे

(18) क-1 वसतिगृह खोलीभाडे नोंदवही                                    - 10 वर्षे

(19) क-1 महत्त्वाच्या स्वरूपाचा संकीर्ण पत्रव्यवहार                    - 10 वर्षे

(20) क-1 फी माफी व शिष्यवृत्तीसाठई केलेले अर्ज आणि विविध सवलती बिलांच्या

       कार्यालय प्रती                                                             - 10 वर्षे

(21) क-1 सातत्यपूर्ण सर्वंकष मूल्यमापन नोंद वही (वार्षिक नोंदी बाबत)  - 10 वर्षे

(22) क-2 जमा खर्च दर्शविणारी खातेवही व सत्र फीसाठी वेगळी खातेवही  - 5 वर्षे

(23) क-2 आवक-जावक नोंदवह्या व मुद्रांक (तिकिट) हिशोब           - 5 वर्षे

(24) क-2 रोकडवही (शा. पो. आ.)                                          - 5 वर्षे

(25) क-2 शाळा व्यवस्थापन समिती, शिक्षक पालक संघ / माता पालक संघ इतिवृत्त

        नोंदवही                                                                   - 5 वर्षे

 (26) ड - माता पालक संघ इतिवृत्त नोंदवही                          -18 महिने 

(27) ड - सर्व वर्गाच्या मूल्यमापन उत्तरपत्रिका                       - 18 महिने

(28) ड - शिक्षक व अन्य कर्मचारी यांचे नैमित्तिक रजेचे अर्ज     - 18 महिने